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潮平两岸阔 风正一帆悬

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2010-10
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文章来源: 管理总部
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"金秋时节的三门峡,十里果香。

    陕县金泉宾馆多功能会议室里,亚搏系统行政工作会议正气氛热烈的召开,来自各子公司行政口的管理人员代表开怀畅谈,智慧集聚,展开一场思维碰撞的“盛宴”。

    2010年10月19日至21日,亚搏系统首次行政工作会议在三门峡召开。会议围绕行政管理工作方面的多个问题进行了培训、研讨与交流,共商亚搏行政管理工作新思路。经过为期两天半的会议,与会人员获益匪浅,同时也从多方面感受到了首次行政工作会议的别样之处。

    重新认识

    “行政工作,不就是搞搞后勤服务吗!”一提到企业的行政管理工作,很多人脱口而出。正是这样的思维定势,行政管理工作往往在企业中被轻视乃至忽视,而身在其中的行政管理人员也经常被纷繁复杂的行政管理事务缠身,难有机会跳出其间思索答案。

    然而行政工作真的仅仅就是“搞搞后勤服务”吗?答案显然是否定的,这是对行政管理工作的误解甚至偏见。

    攘外必先安内,行政工作可以说是企业的中枢神经系统,它的触角深入到了企业的各个部门与分支机构,是一个完整的系统和网络。企业行政管理系统的良好运作推动和保证了企业的生产、资金、经营等业务的顺利进行和相互之间的协调。做好企业行政管理工作是企业有效运作的重要前提,也是提高企业管理水平的一个重要切入点。

    形式创新

    由于历史沿革的原因,亚搏系统自成立以来,一直没有对行政管理工作进行系统范围的交流与培训。随着亚搏系统的壮大与发展,对行政管理工作进行必要的梳理显得势在必行。同时,各子公司行政管理人员也在不同场合和不同时间表达了强烈的参与系统内行政口培训、沟通的愿望。

    在其位谋其政,作为亚搏系统行政口的主管部门,组织召开亚搏系统首次行政工作会议是总裁办义不容辞的责任,同时,也是创新之措。

    万事开头难。既然确定举办亚搏系统第一次行政工作会议,选择什么样的会议形式,成为了会议能否取得成功的关键因素之一。怎样才能让大家真正参与到会议中来,在有限的时间内收获更多?是采取外聘专家培训的形式,还是公司现有人员现身说法?如何既解决实际工作中的基础问题又提升行政管理的理论水平?如何让会议进程紧凑高效又不枯燥乏味?这些问题都在总裁办的几次会前准备会上被反复提及和讨论。

    “要让每一个参会者都感觉到自己既是老师又是学生”,主管亚搏系统行政口工作的贾琨副总裁在准备会上多次强调,“我们需要借助外脑,但也要明白我们自己才是这次会议真正的主角”。

    参会人员第一次走进会场看到会议桌U型摆放时露出的诧异表情,拿到议程表后对十几项议程设置及日程安排的沉思,都以事实证明了亚搏系统首次行政工作会议同传统培训和座谈会的差异所在。“比上一天班还辛苦,但是收获大多了”,这是会议结束后,参会者发出最多的感慨。

    务实高效

    从拟定召开系统行政工作会议时起,追求务实和高效就是会议举办的宗旨。为了达到这个目标,对议题的选择就显得尤为重要,既要找准子公司和总部共同关注的交集,又不能放过行政工作中容易忽略的盲区。

    由于地理位置、成立时间、业务范畴等各种原因,亚搏系统的子公司情况各异,使其主管行政的部门除了承担传统意义上的行政后勤服务职能外,还不同程度地承担了市场发展、气源协调、材料采购、人力文化、法律法规等方面的相关职能。应对这种情况,为了更好地找准切入点,总裁办作为会议主办方进行了大量细致深入的准备工作,除从集团管理高度出发对系统内行政管理工作中存在的共性问题予以归纳整理外,还通过会前下发预通知等形式,对各子公司在实际工作过程中遇到的问题、困惑以及母子公司沟通中存在的障碍予以了收集和规整。

    问题收集上来以后,总裁办在贾总的带领下,认真细致的对子公司提出来的问题进行了分类,可以由总裁办回答的,由总裁办在会上现场进行回答及解释;需要进一步明确的,再和子公司对问题进行细化;共同关心的问题和疑难提前与外聘的行政管理专家提前进行交流,以争取做到对症下药甚至一病多药。

    会上,普通员工、子公司代表、总部代表、外聘专家一个一个轮番登场,或是有感而发,或是娓娓道来,又或是传道解惑,次第把会场气氛推上一个又一个高潮。

    会议的最后一项议程是各公司的行政负责人发言,由于之前延长了大家感兴趣议题的时间,这项议程结束的时侯已经是会议第二天的夜间九点多了。虽然与会人员的脸上都带着些许疲惫,但他们若有所思的表情依然告诉我们,没有人是一无所获离开的。

    组织创新

    正如给所有参会人员授课的河南财经政法大学博导陈光明教授所说:“一个公司的管理水平如何,往往可以从它的接待工作中看出端倪”。

    会务组织是行政管理工作的份内事,招待这么一群谙熟业务的参会者,会议承办方的压力可想而知。但作为会议承办方的三门峡亚搏公司,却以深掩在对参会人员食宿、交通悉心安排和协调背后的对行政工作的深入理解和用心诠释,赢得了参会人员的交口称赞。

    会议拟定在三门峡召开之初,三门峡亚搏的会务组就在表示热烈欢迎的同时提出了一个“小小”要求,要在会议议程中增加向与会人员介绍三门峡公司及“西二线”三门峡支线工程建设情况的内容,“只要半个小时,哪怕二十分钟也行,怎么也得给我们一个展示自己的机会啊”。

    对啊!三门峡的二线工程作为今年省内的重点工程之一,不仅是系统年内投资最大的工程项目,也是彰显三门峡公司实力与能力的最佳实例。双方一拍即合,大家想到一块了!

    伴着激情洋溢的讲解和与会人员不时报以的热烈掌声,三门峡公司及二线工程的介绍展板静静占据着会议室一角,它们既是三门峡亚搏人风采的写照,也是亚搏行政人创新的亮色。

    再踏征程

    如同拐进了一个加油站,加满能量后,亚搏的行政管理者们将以更踏实、更有力的步伐,踏上新的征途。

    我们一路同行!
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